من هو هدفك الأساسي في التواصل عند قيادة مشروع ما؟
في حياتي السابقة كمدير تسويق، كان تركيزي بالكامل تقريبًا على العملاء أو العملاء المحتملين. وفي وقت لاحق فقط في حياتي المهنية أدركت أنني أغفلت مجموعة أكثر أهمية وتأثيراً - أصحاب المصلحة!
من هم أصحاب المصلحة في المشروع؟
أثناء تحضيري لامتحان محترف إدارة المشاريع (PMP)، كنت أقرأ دليل PMBOK® عندما لفت انتباهي وجود فصل كامل عن أصحاب المصلحة. وقد عرّفهم الدليل على النحو التالي:
"الفرد أو المجموعة أو المنظمة التي قد تؤثر أو تتأثر أو تتصور أنها تتأثر بقرار أو نشاط أو نتيجة مشروع أو برنامج أو محفظة"
وبعبارة أخرى، فإن صاحب المصلحة هو أي شخص لديه ما يكسبه - أو يخسره - من نتائج مشروعك. يمكن أن يكون أصحاب المصلحة داخليين وخارجيين على حد سواء. قد يظلون كما هم طوال فترة مشروعك، أو قد يكون لديك أصحاب مصلحة مختلفون خلال مراحل مختلفة.
قد يشمل أصحاب المصلحة مديري الموارد وكبار المسؤولين التنفيذيين والمستثمرين والمالكين والبائعين والوكالات الحكومية. إذا كان المشروع يضم العديد من أصحاب المصلحة الرئيسيين، فلا بد أن تكون هناك مصالح وآراء مختلفة في المشروع.
التواصل هو مفتاح النجاح
كما ترى، قد لا يكون العديد من أصحاب المصلحة على اتصال مباشر أو منتظم مع مدير المشروع - وهذا هو السبب في كثير من الأحيان يتم تجاهلهم! بصفتك الشخص الذي يقود المشروع، ستحتاج إلى تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين بوعي وبناء علاقات قوية معهم. إن إبقاء هؤلاء الأفراد والمجموعات على اطلاع جيد وإدارة توقعاتهم أمر حيوي لنجاح مشروعك - لا ينبغي التعامل معه كفكرة ثانوية.
أتمنى لو أنني تعلمت قيمة الفهم الكامل لأهمية أصحاب المصلحة في وقت مبكر من مسيرتي المهنية في إدارة المشاريع. فربما كنتُ قد تجنبتُ المعاناة في تنفيذ أحد المشاريع على وجه الخصوص، والذي واجه مشاكل بسبب الأولويات الاستراتيجية المتناقضة للإدارة العليا. ولو كنت قد أدركت بشكل أفضل ديناميكيات أصحاب المصلحة المعنيين، لكان بإمكاني تصميم خطة تواصل وتواصل مختلفة لإدارة تأثير الأولويات الاستراتيجية المتباينة. ومن المؤكد أن التواصل الاستباقي والمدروس مع أصحاب المصلحة هؤلاء كان سيعود بالنفع على جهودي الخاصة.
فبدون إدارة أصحاب المصلحة، يمكن حتى لأفضل إدارة للمشروع وأكثرها شمولاً أن تتعثر وتخرج عن مسارها. يمتلك أصحاب المصلحة الرئيسيون القدرة على إنجاح المشروع أو إفشاله. وفي نهاية المطاف، إذا لم يكن أصحاب المصلحة راضين عن مشروعك، فلا يمكن اعتبار المشروع ناجحاً حقاً.
راعٍ يدعم مشروعك
لقد تعلمت أيضًا أن وجود راعٍ للمشروع يمكن أن يغير قواعد اللعبة. يمكن للراعي أن يدافع عن المشروع والفريق ويتحدث إلى الإدارة العليا نيابة عنهم. وبما أنهم عادةً ما يكونون من قسم آخر ولا يشاركون في التفاصيل الدقيقة للمشروع، فإنهم يجلبون مجموعة من العيون الجديدة، مما يسهل عليهم تحديد العوائق أو الموارد غير المستغلة أو أوجه التآزر المحتملة.
العودة إلى الأساسيات
إن إعادة النظر في نظرية إدارة المشاريع ليست مجرد تمرين دي ستايل - "تمرين أسلوبي"، كما نقول بالفرنسية. إنها فرصة لإعادة تعلّم المفاهيم التي ربما نكون قد نسيناها أو تجاهلناها، والتي يمكن أن تعزز فعاليتنا في العالم الحقيقي. وهو أيضًا تذكير بما هو على المحك.
عندما أعمل مع مديري المشاريع وفرق العمل، أجعل العودة إلى بعض الأساسيات - بما في ذلك إدارة أصحاب المصلحة - جزءًا من مهمتنا. وباستخدام معرفتي وخبرتي، أساعد عملائي على تكييف النظرية مع سياقهم الخاص والاستفادة منها لتحسين النتائج.
وكما قال كونفوشيوس: "التجربة عبارة عن فانوس تحمله على ظهرك ولا يضيء لك إلا الطريق الذي سلكته."
إذاً، هل أنت مستعد لبدء التفكير في أصحاب المصلحة في مشروعك؟ دعنا نناقش تحليلك ونتوصل إلى استراتيجية لإدارتهم بفعالية!
