Qui est votre principal interlocuteur lorsque vous dirigez un projet ?
Dans mon ancienne vie de responsable marketing, je me concentrais presque exclusivement sur les clients ou les clients potentiels. Ce n'est que plus tard dans ma carrière que j'ai réalisé que j'avais négligé un groupe encore plus important et plus influent : les parties prenantes !
Qui sont les acteurs du projet ?
Alors que je préparais mon examen de professionnel de la gestion de projet (PMP), je lisais le guide PMBOK® lorsque j'ai remarqué qu'il y avait un chapitre entier sur les parties prenantes. Le guide les définit comme suit :
"un individu, un groupe ou une organisation qui peut affecter, être affecté ou se percevoir comme affecté par une décision, une activité ou le résultat d'un projet, d'un programme ou d'un portefeuille."
En d'autres termes, une partie prenante est toute personne qui a quelque chose à gagner - ou à perdre - du résultat de votre projet. Les parties prenantes peuvent être internes ou externes. Elles peuvent rester les mêmes tout au long de votre projet, ou avoir des parties prenantes différentes à différentes étapes.
Les parties prenantes peuvent être des gestionnaires de ressources, des cadres supérieurs, des investisseurs, des propriétaires, des vendeurs et des agences gouvernementales. Si un projet compte plusieurs parties prenantes, il y aura forcément des intérêts et des opinions divergents en jeu.
La communication est la clé du succès
Comme vous pouvez le constater, de nombreuses parties prenantes peuvent ne pas être en contact direct ou régulier avec le chef de projet - c'est pourquoi elles sont souvent négligées ! En tant que responsable du projet, vous devrez identifier consciemment vos principales parties prenantes et établir des relations solides avec elles. Tenir ces personnes et ces groupes bien informés et gérer leurs attentes est essentiel pour la réussite de votre projet - cela ne doit pas être traité après coup.
J'aurais aimé apprendre à comprendre l'importance des parties prenantes plus tôt dans ma carrière de gestionnaire de projet. J'aurais peut-être évité des difficultés avec la mise en œuvre d'un projet en particulier, qui a connu des problèmes en raison de priorités stratégiques contradictoires de la part de la direction générale. Ayant mieux compris la dynamique des parties prenantes, j'aurais pu concevoir un plan de communication et de sensibilisation différent pour gérer l'impact des priorités stratégiques divergentes. Une communication proactive et réfléchie avec ces parties prenantes aurait certainement été bénéfique pour mes propres efforts.
Sans la gestion des parties prenantes, même la meilleure et la plus complète des gestions de projet peut être entravée et déraillée. Vos principales parties prenantes ont le pouvoir de faire ou de défaire le projet. En fin de compte, si vos parties prenantes ne sont pas satisfaites, le projet ne peut pas être considéré comme une véritable réussite.
Un sponsor pour défendre votre projet
J'ai également appris que le fait d'avoir un parrain de projet peut changer la donne. Un sponsor peut défendre le projet et l'équipe et parler en leur nom à la direction générale. Comme il est généralement issu d'un autre département et qu'il n'est pas impliqué dans les détails du projet, il apporte un regard neuf, ce qui lui permet d'identifier plus facilement les obstacles, les ressources inexploitées ou les synergies potentielles.
Retour aux fondamentaux
Revisiter la théorie de la gestion de projet n'est pas seulement une exercice de style . C'est l'occasion de réapprendre des concepts que nous avons peut-être oubliés ou ignorés et qui peuvent renforcer notre efficacité dans le monde réel. C'est aussi un rappel des enjeux.
Lorsque je travaille avec des chefs de projet et des équipes, je me donne pour mission de revenir à certains principes de base, notamment la gestion des parties prenantes. Grâce à mes connaissances et à mon expérience, j'aide mes clients à adapter la théorie à leur propre contexte et à l'exploiter pour améliorer les résultats.
Comme l'a dit Confucius, "L'expérience est une lanterne que l'on porte sur le dos et qui n'éclaire que le chemin parcouru."
Êtes-vous prêt à commencer à réfléchir aux parties prenantes de votre projet ? Discutons de votre analyse et élaborons une stratégie pour les gérer efficacement !
